Vi söker en ny kollega som vill vara del av vårt dynamiska team och bidra till vår framgångsrika verksamhet. Vi värdesätter egenskaper som Ansvarsfull, Självständig och Driven, och vi tror att du är en person som passar in i denna profil.

Om Techfactory

Vi är ett konsultbolag som sätter stort värde på våra medarbetare och vår kultur. Vi strävar efter att vara en arbetsplats där varje individ känner sig stöttad och har möjlighet att utvecklas.

Gruppadministratör till vår kund

Är du en strukturerad och serviceinriktad administratör som trivs i en central roll med många kontaktytor? Har du förmågan att hålla ihop flera parallella arbetsuppgifter, skapa struktur och ligga steget före? Då kan det här vara uppdraget för dig.

OBS! Detta konsultuppdrag sträcker sig från 2026-09-16 tom 2029-12-14. Viktigt att man kan och har möjlighet att stanna hela uppdragstiden. Du kommer vara anställd hos Techfactory.

Om uppdraget

Vår kund har behov av en Gruppadministratör som ska avlasta befintliga administratörer och projektingenjörer med projektövergripande administrativa arbetsuppgifter.

I rollen blir du en viktig spindel i nätet med många kontaktytor, både internt och externt. Du stöttar gruppen i det dagliga arbetet och bidrar till en effektiv och välfungerande verksamhet genom att skapa struktur, samordna administrativa aktiviteter och underlätta för dina kollegor.

Arbetet innebär att hantera flera uppgifter parallellt och vissa arbetsuppgifter är händelsestyrda. Det är därför viktigt att du är flexibel, kan anpassa dig efter förändrade behov och har en god förmåga att självständigt prioritera ditt arbete.

Dina arbetsuppgifter

Som gruppadministratör ansvarar du främst för att stötta gruppen med övergripande administrativa arbetsuppgifter. I uppdraget ingår bland annat att:

• Vara gruppens huvudadministratör i passersystemet, exempelvis genom att registrera uppdrag och beställa behörigheter.

• Avlasta projekten med löpande diarieföring.

• Hantera övergripande administration i dokumenthanteringssystemet Atlas, bland annat tilldelning av behörigheter samt upplägg och justering av mappstrukturer.

• Vid behov stötta med administrativa delar av mer omfattande projektmoment, exempelvis överlämning vid projektslut.

• Administrera SOW/åtaganden i kundens system, inklusive att ta emot och fördela fakturor, bevaka beviljad budget och hantera utökningar vid behov.

• Hantera resursanskaffning i systemen genom bland annat konsultavrop, förlängningar och utökningar av befintliga resursers uppdrag.

• Stötta vid onboarding av nya medarbetare och konsulter, exempelvis genom beställning av behörigheter, passerkort och hårdvara.

Du kommer att samverka brett med kollegor och projektmedlemmar och behöver därför vara bekväm med en roll där service, koordinering och kommunikation är centrala delar av vardagen.

Vi söker dig som

För att vara aktuell för uppdraget behöver du uppfylla följande krav:

• Har som lägst gymnasieexamen.

• Har minst 3 års dokumenterad erfarenhet av administrativt arbete, exempelvis inom kontor, reception, ekonomi, HR, kundservice eller offentlig verksamhet. Erfarenheten behöver inte vara sammanhängande.

• Har minst 3 års erfarenhet av att självständigt planera, prioritera och följa upp flera parallella arbetsuppgifter med varierande deadlines och prioritet.

• Har minst 1 års erfarenhet av fakturahantering eller annan ekonomiadministration.

• Har minst 2 års erfarenhet av att koordinera administrativa aktiviteter mellan flera intressenter, exempelvis möten, beställningar, informationsflöden, uppföljning eller dokumentation.

• Har erfarenhet från minst en anställning eller ett uppdrag där du har identifierat, föreslagit och genomfört förbättringar av administrativa arbetssätt, rutiner eller processer som bidragit till ökad effektivitet, kvalitet eller service.

• Har minst 3 års erfarenhet av Microsoft 365/Office 365 och har lätt för att sätta dig in i nya administrativa system och digitala verktyg.

Meriterande

Det är meriterande om du har minst 1 års erfarenhet av onboarding av nya medarbetare, exempelvis beställning av passerkort, behörigheter samt uppstart eller beställning av dator, telefon eller motsvarande utrustning.

Vem är du?

Vi söker dig som är noggrann, ansvarsfull, initiativtagande och lösningsorienterad. Du trivs med varierade administrativa och serviceinriktade arbetsuppgifter och har lätt för att identifiera vad som behöver göras och strukturera ditt arbete utifrån rådande prioriteringar.

Du har förmågan att ligga steget före och tycker om att underlätta för dina kollegor och skapa goda arbetsflöden. Eftersom rollen innebär många kontaktytor är det viktigt att du är kommunikativ och samarbetsorienterad samt kan förmedla information och budskap på ett enkelt och tydligt sätt.

Du arbetar självständigt, tar ansvar för dina arbetsuppgifter och är samtidigt en lagspelare som bidrar till ett gott samarbete. Vi ser gärna att du är engagerad, strukturerad och nyfiken på att fortsätta utvecklas i din roll.

Ett intresse för samhällsutveckling och verksamheter som bidrar till ett fungerande samhälle är också en fördel.